Толкование в русском языке счетная ошибка. Счетная ошибка при начислении заработной платы: как быть

Письмо Федеральной службы по труду и занятости
№1286-6-1 от 01.10.2012

О счетной ошибке

В Правовом управлении Федеральной службы по труду и занятости рассмотрены письма <…>. Учитывая, что право толкования отдельных норм трудового законодательства к компетенции Роструда не отнесено, по поставленным вопросам можем сообщить только точку зрения Управления.

В соответствии со статьей 137 Трудового кодекса РФ удержания из заработной платы работника производятся только в случаях, предусмотренных Кодексом и иными федеральными законами.

Удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться, в частности, для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику, в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда или простое.

С нашей точки зрения, счетной считается арифметическая ошибка, то есть ошибка, допущенная при проведении арифметических подсчетов.

Начальник Правового управления Роструда А.В. Анохин

Комментарий эксперта

Об удержаниях из зарплаты по причине счетной ошибки

Ограничениям удержаний из заработной платы посвящена статья 137 Трудового кодекса РФ. В ней указано, что удержания из заработной платы работника производятся только в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами.

Удержания на основании федеральных законов

Удержания из заработной платы работника предусмотрены:

• Налоговым кодексом РФ. По пункту 4 статьи 226 этого кодекса налоговые агенты обязаны удерживать начисленную сумму НДФЛ непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате;
• Семейным кодексом РФ. По статье 109 этого кодекса администрация организации по месту работы лица, обязанного уплачивать алименты, должна ежемесячно удерживать определенные денежные суммы из его заработной платы и (или) иного дохода, а также уплачивать или переводить их за его счет получателю алиментов. Основанием для этого является нотариально удостоверенное соглашение об уплате алиментов или исполнительный лист;
• Федеральным законом от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве». Согласно пункту 3 статьи 98 этого документа лица, выплачивающие должнику заработную плату или иные периодические платежи, со дня получения исполнительного документа от взыскателя или судебного пристава-исполнителя обязаны удерживать денежные средства из заработной платы и иных доходов должника в соответствии с требованиями, содержащимися в исполнительном документе;
• Федеральным законом от 19.05.1995 № 81-ФЗ «О государственных пособиях гражданам, имеющим детей». По статье 19 этого закона излишне выплаченные суммы государственных пособий гражданам, имеющим детей, удерживаются с получателя. Это происходит только в том случае, когда переплата произошла по его вине (т. е. получатель представил документы с заведомо неверными сведениями, скрыл данные, влияющие на право назначения названных пособий, исчисление их размеров);
• Федеральным законом от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством». По пункту 4 статьи 15 этого документа суммы пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком, излишне выплаченные застрахованному лицу, могут быть с него взысканы в случаях счетной ошибки и недобросовестности со стороны получателя.

Удержания на основании Трудового кодекса РФ

В самой статье 137 Трудового кодекса РФ предусмотрено, что удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться:

• для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы;
• для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях;
• для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда или простое;
• при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска.

В первых трех случаях работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат. При условии, что работник не будет оспаривать основания и размеры удержания.

Заработная плата, излишне выплаченная работнику, не может быть с него взыскана. Исключение составляют случаи, когда произошла счетная ошибка, орган по рассмотрению индивидуальных трудовых споров признал вину работника в невыполнении норм труда или простое, зарплата была излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом.

Значит, если со стороны работодателя не допущена счетная ошибка, а со стороны работника нет виновных и недобросовестных действий, то возвращать переплату оснований нет.

Справка: не подлежат возврату в качестве неосновательного обогащения заработная плата и приравненные к ней платежи, пенсии, пособия, стипендии, возмещение вреда, причиненного жизни или здоровью, алименты и иные денежные суммы, предоставленные гражданину в качестве средства к существованию, при отсутствии недобросовестности с его стороны и счетной ошибки. Основание - пункт 3 статьи 1109 Гражданского кодекса РФ.

Счетная ошибка

Согласно части первой статьи 5 Трудового кодекса РФ, трудовые отношения и иные непосредственно связанные с ними отношения регулируются:

• трудовым законодательством (включая законодательство об охране труда), состоящим из Трудового кодекса РФ, иных федеральных законов и законов субъектов РФ, которые содержат нормы трудового права;
• иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права;
• указами Президента РФ;
• постановлениями Правительства РФ и нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти;
• нормативными правовыми актами органов исполнительной власти субъектов РФ;
• нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.

Определения счетной ошибки нет ни в одном из вышеперечисленных документов.

В опубликованном письме специалисты Роструда приводит свою точку зрения на то, что следует подразумевать под счетной ошибкой, которая упомянута в статье 137 Трудового кодекса РФ. Они считают, что это арифметическая ошибка , то есть ошибка, допущенная при проведении арифметических подсчетов . Из этого следует, что в целях применения статьи 137 Трудового кодекса РФ счетной является ошибка, которая возникла из-за неверного осуществления арифметических действий и сбоя в программном обеспечении.

Неверное применение законодательных, нормативных и локальных актов по исчислению и выплате заработной платы, а так же иные случаи, приведшие к неправильному начислению заработной платы, счетной ошибкой не являются.

К счетной ошибке не относится использование в расчете ненадлежащих исходных данных, в частности, неправильный выбор тарифной ставки. Это следует из определения Московского областного суда от 12.10.2010 № 33-19764.

Ранее понятие «счетная ошибка» содержалось в постановлении Совета Министров СССР, ВЦСПС от 23.02.1984 № 191 «О пособиях по государственному социальному страхованию» (утратило силу), согласно которому счетная ошибка - это арифметическая ошибка .

Определение счетной ошибки стоит закрепить во внутрифирменном акте, например, коллективном договоре. Ведь трудовые отношения и иные непосредственно связанные с ними отношения регулируются также коллективными договорами, соглашениями и локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права. Это указано в части второй статьи 5 Трудового кодекса РФ.

Для квалификации факта излишне выплаченных сумм в пользу сотрудников работодателю следует создать специальную комиссию. В ее состав могут входить, например, главный бухгалтер, финансовый директор, системный администратор, менеджер по персоналу. Роль председателя комиссии может исполнять директор фирмы.

Заключения комиссии о необходимости удержания излишне выплаченной суммы из заработной платы должны доводиться до сведения соответствующего работника.

ПРИМЕР 1

В сентябре 2012 года заработная плата водителя ООО «Альта» Маслова А.Е. составила 12 000 рублей. За указанный месяц приказом директора фирмы ему была назначена премия в размере месячной заработной платы.

Бухгалтер ООО «Альта» начислил названному работнику заработную плату и премию на общую сумму 26 000 рублей. Эта сумма за минусом НДФЛ была выплачена в октябре 2012 года.

Спустя некоторое время бухгалтер обнаружил, что должен был начислить не 26 000 рублей, а 24 000 рублей (12 000 + 12 000), то есть на 2000 рублей меньше.

В комиссию, созданную в ООО «Альта» бухгалтер подал заявление, где обосновал ошибочное начисление арифметической ошибкой при сложении.

Комиссия признала ошибку бухгалтера счетной и решила взыскать 2000 рублей с Маслова А.Е. из его зарплаты за следующие месяцы.

Следует иметь в виду, что общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы, как правило, не может превышать 20 процентов (ст. 138 ТК РФ).

Юрист Ю.С. Зорин

Бухгалтера тоже люди и порой ошибаются в расчетах. Что делать, если переплатили зарплату? Какая именно ошибка признается счетной, а какая нет? Конечно, проще исправить ситуацию, если сотрудник продолжает трудиться в организации. Но излишняя выплата может быть произведена уже уволившемуся специалисту. Как в этом случае сделать удержание? Ответим подробно на все вопросы – типовые примеры вы найдете в этой статье.

В Трудовом Кодексе такое понятие отсутствует. Однако, поскольку на практике при исчислении и выдаче вознаграждения персоналу нередко обнаруживаются неточности, Роструд выпустил отдельные разъяснения на эту тему. В соответствии с Письмом № 1286-6-1 от 01.10.12 г. счетной ошибкой при начислении заработной платы признается любая допущенная в результате неточных арифметических действий ошибка. Иными словами, это неправильный расчет зарплаты по причине человеческого фактора.

Как удерживать переплату, то есть излишне выплаченную зарплату

В этом же Письме сказано, что удержание ошибочно выплаченной, излишней заработной платы должно осуществляться согласно нормам стат. 137 ТК, то есть только в предусмотренных на федеральном уровне ситуациях. К последним, в том числе относится излишне выплаченная заработная плата, образовавшаяся по причине счетной ошибки.

Но при расчетах заработка возможны также и другие неточности, в результате которых данные будут вычислены неверно. Что имеется в виду? К примеру, сумма зарплаты окажется рассчитанной некорректно, если:

• Работник использовал неоплаченный отпуск.
• Подоходный налог был начислен неверно.
• Зарплата была выдана дважды.
• Повторно выплачены компенсационные выплаты и т.д.

Можно ли в таких ситуациях говорить об арифметических неточностях? В соответствии с Определением ВС России № 59-В11-17 от 20.01.12 г. при этом счетная ошибка в начислении заработной платы не возникает. Работодатель самостоятельно удержать излишне выданную сумму не вправе, так как математических действий или сбоя в работе компьютерного оборудования не было.

Что же делать администрации предприятия? Как не потерять свои средства и вернуть излишне выданные сотруднику деньги? Чтобы понять, как соблюсти свои интересы, права работника и при этом выполнить законодательные требования, в первую очередь необходимо уточнить, какие неточности признаются в расчетах счетной ошибкой в начислении заработной платы, а какие нет. После того, как понятия разграничены, следует определить, переплачены работнику деньги или недовыданы. Во втором случае требуется перечислить (выдать из кассы) долг физлицу. А о том, как поступить при переплате, подробнее ниже.

Порядок удержания излишне выплаченной заработной платы

Как уже было сказано ранее, при выплате сотруднику лишней суммы работодатель вправе самостоятельно удержать ее с гражданина (ч. 2 стат. 137 ТК). Законодательным основанием действий предприятия при этом будет обнаружение счетной ошибки. Соответствующее решение необходимо принять в срок до 1 мес. от дня совершения переплаты. При этом сотрудник должен быть согласен на возврат средств в полном размере.

При удержании работодателю следует учесть требования стат. 138 ТК об ограничении общих сумм удержаний с заработка сотрудника – не более 20 % в совокупности от каждой зарплаты. Расчет предельной величины удержаний выполняется бухгалтером уже после вычитания НДФЛ, то есть с зарплаты к выдаче «на руки». Чтобы действия работодателя были документально обоснованы, требуется составить и утвердить у руководителя приказ на возврат переплаты.

Алгоритм удержания излишнего заработка в результате счетной ошибки:

• Для начала убедитесь, что неточность возникла по итогам неверных арифметических действий.
• Сделайте в учете исправления, начислите правильную сумму вознаграждения.
• Сформируйте приказ руководителя работодателя на возврат переплаты с указанием основания для такого действия, ФИО работника и точной суммы. Если размер удержаний превышает 20 % от общего заработка, придется возвращать переплату ежемесячно до полного погашения.
• Попросите у сотрудника письменное разрешение на возврат суммы – можно составить в произвольном виде, главное – наличие подписи физлица.
• Если работник не соглашается с тем, чтобы вернуть переплату, работодателю придется действовать в судебном порядке – по нормам стат. 248 ТК.

Приказ работодателя на возврат переплаты по излишне выданному заработку – образец

ООО «Сапфир»

ИНН 6164062075 КПП 616401001 г. Ростов-на-Дону ул. Социалистическая, 25 оф. 7

«Об удержании переплаты из заработной платы»

20.02.18 г. № 15/2

В соответствии с законодательными требованиями стат. 137 ТК и в целях удержания возникшей в результате счетной ошибки переплаты заработка

Приказываю:

1. Удержать из заработной платы менеджера Иванова И.И. за январь 2018 г. образовавшуюся по причине счетной ошибки переплату размером в 2500 (Две тысячи пятьсот) рублей.
2. Бухгалтеру Филатовой Е.Г. произвести денежные удержания с заработка за январь 2018 г., отразить исправления в учете ООО «Сапфир».

Генеральный директор ООО «Сапфир» _____________/Петренко И.В./

Бухгалтер по заработной плате ООО «Сапфир»____________/Свиридова Н.П./

С приказом ознакомлен 20.02.18 г.

Менеджер ООО «Сапфир»________________/Иванов И.И./

Заявление-согласие сотрудника на возврат излишне полученного заработка по причине счетной ошибки – образец

Генеральному директору ООО «Сапфир»

Петренко Игорю Владимировичу

от менеджера Иванова Ивана Ивановича

Заявление

Я, Иванов Иван Иванович, не возражаю против удержаний из моей заработной платы за январь 2018 г. суммы размером в 2500 (Две тысячи пятьсот) рублей, излишне выданной мне по причине счетной ошибки, возникшей при начислении зарплаты за декабрь 2017 г.

__________/Иванов И.И./

Пример возврата излишне выплаченной заработной платы

Предположим, в процессе труда менеджера Иванова И.И. зарплата за декабрь была выдана неверно. Оклад сотрудника составил 40000 руб., после удержания НДФЛ сотрудник должен был получить 34800 руб. Вместо этого ему выдали 37300 руб., переплата составила 2500 руб. Как сделать возврат излишне выплаченной заработной платы?

После обнаружения неточностей работник предприятия не возражает против удержания излишней суммы. Для этого менеджером письменно составляется заявление-согласие, а работодателем издается приказ. При расчетах за январь при условиях равного оклада сотрудник получит на 2500 руб. меньше, то есть 32300 руб. В учете за январь потребуется сделать следующие проводки:

• Д 44 К 70 на 40000 руб. – отражено начисление заработка за январь.
• Д 70 К 68.1 на 5200 руб. – исчислен с заработка НДФЛ.
• Д 70 к 73 на 2500 руб. – отражено удержание работодателем суммы переплаты заработка.
• Д 70 К 50 – из кассы работодателя выдана «на руки» работнику зарплата за минусом суммы удержания в размере 2500 руб.

Как поступить, если ошибка несчетная

Если излишнее удержание признается технической ошибкой, можно ли вернуть с сотрудника переплату? В такой ситуации счетной ошибки не возникает, поскольку не было неточности в арифметических действиях, а сбой произошел по причине различных неполадок в оборудовании. Следовательно, взыскать переплату с работника не получится даже в судебном порядке (ч. 4 стат. 137).

Иное дело, если специалист сам «идет навстречу» предприятию и согласен добровольно вернуть средства. Для этого работодателю нужно подготовить уведомление, а сотруднику написать заявление. После чего физлицо может сдать переплату в кассу организации или же работодатель производит удержания из сумм заработка за последующие месяцы.

Обратите внимание! Если же организация, несмотря на отсутствие счетной ошибки, взыскает деньги без согласия работника, последний вправе обратиться в суд за возмещением и моральной компенсацией.

Как поступить, если работник уже уволился

Нередко ошибки в расчетах с персоналом обнаруживаются уже после увольнения работника. Бухгалтер может выявить неточности сам или с помощью аудиторской проверки. Что же делать в этом случае? Можно ли как-то удержать сумму переплаты с бывшего сотрудника? Существует несколько выходов из данной ситуации:

1. Попросить человека добровольно вернуть излишние суммы заработка – при возврате авансовых начислений никаких корректировок в учете работодателю делать не нужно. Если же сотрудник вернул зарплату, придется выполнить исправления в проводках. Это касается не только самой заработной платы, но и НДФЛ, а также страховых взносов. Не забудьте оформить уведомление специалисту для возврата переплаты и запросить письменное согласие.
2. Обратиться за разрешением спора в суд – в той ситуации, когда человек наотрез отказывается добровольно вернуть долги по зарплате, работодателю придется действовать через суд. Потребовать возврата средств при счетной ошибке предприятие вправе на основании норм стат. 248 ТК. При обращении в судебные органы потребуется предоставить трудовой контракт с бывшим сотрудником, акт о выявлении счетной неточности, документацию по расчетам заработка, уведомление работнику с предложением погасить переплату добровольно.
3. Простить работнику долги – при прощении переплаты по зарплате остаток долга будет числиться на сч. 70 до истечения искового срока, то есть в течение 3 лет. Затем суммы списываются на сч. 91. Корректировок по страховым взносам и подоходному налогу делать не нужно.

А можно ли удержать излишне выданную зарплату с виновника ошибки, то есть бухгалтера? Сделать это получится, если с должностным лицом заключен договор о матответственности по стат. 244 ТК. В частности, подписание такого договора требуется при приеме в штат главбуха (стат. 243). Если же подобного соглашение не заключалось, взыскать деньги за ущерб в виде переплаты по заработку официально не получится.

Вывод – в этой статье мы подробно рассказали, какие ошибки бухгалтера при расчетах заработка персоналу признаются счетными, а какие нет. Порядок действий для удержания с работника сумм переплаты приведен в соответствии с требованиями трудового законодательства. При этом, помимо того, что необходимо корректно пересчитать обязательства, также требуется грамотно оформить операции в учете и кадровом делопроизводстве.

Для вашего удобства мы привели образцы приказов и согласия сотрудника на удержания. Имейте в виду, что на нормативном уровне такие документы никак не регулируется. Каждое предприятие может разработать собственные формы с обязательным указанием необходимых реквизитов.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .

Нередки случаи, когда на предприятиях возникают неприятные ситуации из-за неверно исчисленной заработной платы. Причем работник может пострадать не только в результате недоплаты, но и переплаты по оплате труда. Ведь тогда возмещении им суммы излишне полученных денежных средств.

В данной статье мы рассмотрим именно последний момент, а именно порядокдействий работодателя при выявлении излишне выплаченных суммы заработной платы.

С принятием Трудового кодекса РФ работник оказался в значительной степени защищен от материальной ответственности, возникающей как следствие бухгалтерских ошибок. Так, в ст.137 данного документа прямо отмечено, что не подлежат удержанию суммы, излишне выплаченные в результате счетной ошибки.

Однако при всей видимой не так просто. Что же признавать счетной ошибкой, ответа на этот вопрос нет ни в одном законодательном либо нормативном документе.

Тогда обратимся опять же к Трудовому кодексу РФ, к ст.5, которая раскрывает перечень документов, определяющих основу трудовых отношений. Это Конституция РФ, Трудовой кодекс РФ, федеральные законы и законы субъектов Российской Федерации, иные нормативные правовые акты, права. Ни в одном из вышеперечисленных документов не встречается определение счетной ошибки.

В дополнение к вышеперечисленным документам, согласно той же статье трудовые отношения и иные непосредственно связанные с ними отношения регулируются также коллективными договорами, соглашениями и локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права.

Предложения

Логично заключить, что понятие счетной ошибки следует закрепить во внутрифирменных документах предприятия, например, коллективном договоре.

В этом случае, при возникновении факта неверно выплаченной заработной платы, квалифицировать ошибку как счетную, либо таковой ее не признать может специально созданная комиссия.

Выписка из коллективного резервы»

В целях применения ст. 137 Трудового кодекса РФ считать счетной ошибкой:

1) ошибку, возникшую в результате неверного произведения арифметических действий

2) ошибку в результате сбоя в программном обеспечении.

Неверное применение законодательных, нормативных и локальных актов по исчислению и выплате заработной платы, а так же иные случаи, приведшиек неправильному начислению заработной платы счетной ошибкой не считать.

В случае выплаты излишних сумм причину, по которой это произошло, устанавливает и квалифицирует специальная комиссия в составе: главного бухгалтера, финансового директора, системного администратора, менеджера по персоналу. Председателем комиссия является директор предприятия.

Поскольку комиссией устанавливается факт счетной ошибки, работник не несет обязательств по удержанию излишне полученной заработной платы. В ином случае порядок удержания не противоречит Трудовому кодексу РФ (ст. 138), то есть за месяц не может быть удержано в пользу предприятия более 20% от начисленных сумм оплаты труда.

Особенностей хозяйственной деятельности предприятия, текст предлагаемого документа может быть изменен.

Приведем примеры ситуаций по выплате излишней заработной платы и порядку их локального акта.

Менеджеру Иванову И.И. установлена ежемесячная заработная плата в сумме 22000 руб. Приказом директора Иванову И.И. за сентябрь 2010г. положено начислить премию в размере месячной заработной платы.

Бухгалтер начислил заработную плату, включая премиальные, в сумме 48000 руб. Сумма за вычетом НДФЛ была выплачена работнику.

Через неделю ошибка была обнаружена бухгалтером.

В комиссию, резервы» бухгалтер подал заявление, в котором обосновал ошибочное начисление арифметической ошибкой при сложении.

Сумма заработной платы 22000 руб. и премии 22000 руб. при сложении дают правильный результат 44000 руб., то есть на 4000 руб. меньше, чем по расчету бухгалтера.

Комиссия признала ошибку бухгалтера счетной и решила сумму 4000 руб. с Иванова И.И. не взыскивать.

Следующий пример наглядно иллюстрирует порядок квалификации ошибки, возникшей по причине сбоя в программном обеспечении.

Забортная плата технического работника Смирновой С.С. согласно трудовому договору составляет 9500 руб.

Однако, Смирнова С.С. за октябрь 2010г. получила заработную плату в большем размере. Ошибка в начислении заработной платы была отмечена бухгалтерией, и информация была передана в специальную комиссию.

Системный администратор установил, что в результате сбоя в работе бухгалтерской программы в октябре были повреждены информационные массивы. И ежемесячная заработная плата технического работника при автоматическом восстановлении была изменена, и составила 19500 руб.

Комиссия признала ошибку счетной без удержания ее из заработной платы.

Рассмотрим так же случай, когда работнику необходимо возмещать необоснованно полученные суммы путем удержания из заработной платы.

Заработная плата водителя Петрова П.П. составляет в месяц 23000 руб. При вводе данных в программу бухгалтер допустил ошибку и в поле «Оклад» записал сумму 23300 руб.

После перевода денег на зарплатные карточки была выявлена ошибка бухгалтера. Комиссия по предприятию не квалифицировала ее как счетную согласно положениям коллективного договора ООО «Трудовые резервы». Работник был уведомлен о предстоящем удержании излишне полученной им суммы из заработной платы.

Понятие счетной ошибки не определено в законодательных либо нормативных актах.

Предприятию целесообразно закрепить данное определение во внутрифирменном акте, например, коллективном договоре, что соответствует ст.5 Трудового кодекса РФ.

Для квалификации факта излишне выплаченных сумм в пользу работников рекомендуется создать на предприятии специальную компетентную комиссию.

Заключение комиссии о необходимости удержания излишне выплаченных сумм из заработной платы работника должно быть доведено до его сведения.

Преимущества предложенного механизма решения проблем счетных ошибок для предприятий очевидны:

· закрепляется документальное определение счетной ошибки;

· коллективный договор является документом, которым достигается обоюдная договоренность работников и администрации;

· факт обнаружения счетной ошибки фиксирует специальная компетентная комиссия;

· в случае несогласия работника с удержанием сумм из заработной платы предприятию легче обосновать свою позицию в суде либо в ином контролирующем органе.

Сайт журнала «Зарплата в учреждении »

Электронный журнал «Зарплата в учреждении »

Давайте разберемся, в каких случаях можно рассчитывать на возврат излишне выплаченных работнику сумм и как быть с начисленными НДФЛ и взносами.

В каких случаях из зарплаты работника можно удержать переплату

Согласно законодательству Российской Федерации, только если была допущена счетная ошибка в зарплаты и пособий, либо переплата произошла из-за недобросовестности со стороны работника, лишнее можно вернуть (ст. 1109 Гражданского кодекса РФ). Причем в последней ситуации орган по рассмотрению индивидуальных трудовых споров должен признать вину работника в невыполнении норм труда либо простое (ч. 3 ст. 155, ч. 3 ст. 157 Трудового кодекса РФ).

Работодатель вправе принять решение об удержании из зарплаты работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, для погашения неправильно выплат. Причем только при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания (ст. 137 Трудового кодекса РФ). При этом, учитывая мнение Роструда (письмо от 9 августа 2007 г. № 3044-6-0), необходимо получить письменное согласие работника.

Если же работник не согласен, взыскание можно осуществить только через суд. В соответствии со статьей 392 Трудового кодекса РФ работодатель вправе обратиться в суд по спорам о возмещении работником ущерба, причиненного работодателю, в течение одного года со дня его обнаружения.

Решение работодателя об удержании, как правило, оформляется приказом (распоряжением) учреждения в произвольной форме, а работника знакомят с приказом под подпись. Кроме того, счетная ошибка в расчете зарплаты должна быть зафиксирована, например, в акте.

Суммы вообще не могут быть взысканы с работника, если заработная плата излишне выплачена работнику в результате:

• неправильного применения законодательства (например, оплачен отпуск большей продолжительности, чем положено, оплата работы в выходной день начислена в двойном размере в тех случаях, когда следовало в одинарном, и т. д.);
• начисления одной и той же суммы заработной платы дважды (определение Верховного суда РФ от 20 января 2012 г. № 59-В11-17);
• неправильного применения нормативно-правовых актов организации (например, бухгалтер начислил работнику надбавку, которая ему не установлена, ошибочно выплатил премии без соответствующего распоряжения руководства и др.).

В таких случаях взыскание, как правило, производится с работника, допустившего ошибку, повлекшую переплату. Максимальные размеры удержаний из заработной платы установлены статьей 138 Трудового кодекса РФ. Так, общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов.

Какие ошибки относят к счетным

Излишне выплаченная заработная плата работнику при неправильном применении трудового законодательства или иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, не может быть с него взыскана (ст. 137 Трудового кодекса РФ). В то же время следует обратить внимание на отсутствие в действующем законодательстве определения счетной ошибки.

Ранее такое определение содержалось в пункте 51 постановления Совета Министров СССР и ВЦСПС от 23 февраля 1984 г. № 191, которое утратило силу с 12 апреля 2004 года. Под счетной в названном постановлении понималась арифметическая ошибка. Подобную позицию занял и Роструд в письме от 1 октября 2012 г. № 1286-6-1: счетной считается ошибка, допущенная при проведении арифметических подсчетов.

Имеющаяся судебная практика, касающаяся толкования понятия «счетная ошибка», весьма противоречива. Однако в большинстве случаев судебные органы склоняются к пониманию счетной ошибки как допущенной непосредственно в процессе расчета при математических действиях, то есть неправильного применения правил математики.

В связи с этим суды не признают счетной ошибкой, в частности, неправильное применение норм права или ошибочное (повторное) использование в расчете ненадлежащих исходных данных.

Каким образом возврат работником переплаты отразить в бухучете

Если достигнута договоренность с работником о том, что он вернет излишек с начисленной ему оплаты (внесет нужную сумму в кассу), то бюджетного учреждения следует сделать такие записи в учете:

При выявлении переплаты оформляется Справка (ф. 0504833), являющаяся основанием для отражения сумм переплаты в регистрах учета. При выявлении переплаты за прошлые годы данные суммы необходимо учесть как доход, при этом сумма переплаты подлежит возмещению работником за вычетом удержанного НДФЛ.

Как исправить расчеты по НДФЛ

Если учреждение обнаружило счетную ошибку после удержания НДФЛ, то излишне удержанные суммы можно зачесть в счет подлежащего с зарплаты работника при последующих выплатах (п. 3 ст. 226 Налогового кодекса РФ).

Если в предшествующие месяцы налог удержан и перечислен в большей сумме, то она может быть погашена в текущем месяце, и подлежащая уплате сумма уменьшается на величину допущенной ранее переплаты. Таким образом, зачет переплаты должен осуществляться автоматически.

Если же размер сторнируемого НДФЛ превосходит начисленную величину налога с последующих выплат (например, такая ситуация может возникнуть при увольнении), то у работника возникает излишне удержанная сумма налога. Налоговый агент обязан ее вернуть в порядке, указанном в пункте 1 статьи 231 Налогового кодекса РФ. Необходимое условие - подача физическим лицом заявления на соответствующий возврат.

Возврат налогоплательщику излишне удержанной суммы налога производится за счет сумм этого налога, подлежащих перечислению в бюджетную систему РФ в счет предстоящих платежей, как по указанному налогоплательщику, так и по иным налогоплательщикам, с доходов которых налоговый агент производит удержание такого налога. Перечисление производится в течение трех месяцев со дня получения учреждением соответствующего заявления работника. Учреждение имеет право на возмещение излишне уплаченного НДФЛ на основании соответствующего заявления, поданного в налоговый орган (письмо от 14 января 2009 г. № 03-04-05-01/05).

Нужно ли вносить изменения в РСВ-1 ПФР

Минздравсоцразвития России в письме от 28 мая 2010 г. № 1376-19 разъяснило, что обнаружение в текущем отчетном (расчетном) периоде необходимости удержать с работников излишне начисленные им в прошлых отчетных периодах выплаты не является обнаружением ошибки в исчислении базы для начисления взносов. Поскольку в каждом из указанных периодов (прошлом и текущем) база для начисления страховых взносов определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу работников именно в данном периоде.

Поэтому не нужно вносить изменения в расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам за прошлые периоды в рассматриваемых ситуациях. То есть если какие-то выплаты по ошибке были включены в облагаемую базу, например в I квартале расчетного периода, и это было обнаружено во II квартале того же периода, то учесть ошибку надо именно во II квартале, уточненные расчеты за I квартал подавать не нужно.

В. Утка ,
эксперт по бюджетному учету

Деятельность государственных (муниципальных) учреждений подвергается контролю со стороны различных органов, в том числе со стороны учредителей. Проверка расходов на оплату труда может быть включена в программу проверки всей финансово-хозяйственной деятельности учреждения либо быть выделена как самостоятельный объект. В статье рассмотрим классификацию выявляемых ошибок и нарушений при оплате труда, а также порядок исправления допущенных ошибок на практических примерах.

Условно все ошибки и нарушения, которые встречаются при проверках расходов на оплату труда, можно разбить на две группы:

1. счетные ошибки, которые возникают при некорректном (неправильном) вычислении и отражении данных в регистрах бухгалтерского учета;
2. нарушения, возникающие из-за неверного применения норм законодательства РФ.

Счетные ошибки при расчете заработной платы

Как указал ВАС в Определении от 20.01.2012 №   59-В11-17 ,понятие «счетная ошибка» в трудовом законодательстве не раскрывается. Исходя из буквального толкования норм действующего трудового законодательства (ст. 137 ТК РФ ), счетной следует считать ошибку, допущенную в арифметических действиях (действиях, связанных с подсчетом) . Таким образом, если бухгалтер, производя расчет заработной платы, неверно сложил выплаты, причитающиеся работнику, он совершил счетную ошибку. В то же время нередко компьютерные программы по заработной плате дают сбой, вследствие чего возникают технические ошибки, например, вместо 15 000 руб. в расчет забивается цифра 1 500 или 150 000 руб. Как отмечено в вышеназванном определении ВАС, технические ошибки, совершенные по вине работодателя, счетными не являются. Почему так важна правильная квалификация допущенной ошибки? Ответ на данный вопрос вытекает из норм, приведенных в ст. 137 ТК РФ . В силу положений, изложенных в данной статье, удержания из заработной платы работника производятся только в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами.

Если работнику была излишне выплачена заработная плата, удержания из сумм, причитающихся ему, для погашения задолженности работодателю могут производиться только вследствие счетных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику, в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда или простое. Аналогичные разъяснения приведены в Письме Рос-труда от 01.10.2012 №   1286-6-1 . Таким образом, удержать излишне выплаченную работнику заработную плату вследствие технической ошибки без согласия работника нельзя, поскольку данные действия будут неправомерными.

В случае если работник уволился, трудовые отношения с ним прекращены, излишне выплаченная ему сумма денежных средств может быть возмещена только в добровольном порядке либо путем обращения организации в суд. При обращении в суд следует руководствоваться нормами гл. 60 ГК РФ .

Аналогичные решения были приняты в определениях ВАС РФ от 20.01.2012 №   59-В11-17 , ВС РФ от 07.05.2010 №   51-В10-1 .

Как исправить счетную ошибку в бухгалтерском учете? Ответ на данный вопрос приведен в п. 18 Инструкции №   157н :

• если ошибка за отчетный период обнаружена до момента представления баланса и не требует изменения данных в журналах операций, исправление вносится путем зачеркивания неправильных суммы и текста и написания над зачеркнутым исправленных текста и суммы. Одновременно в регистре бухгалтерского учета, в котором производится исправление ошибки, на полях напротив соответствующей строки за подписью главного бухгалтера делается надпись «Исправлено»;
• если ошибка обнаружена до момента представления баланса и требует изменений в журнале операций, в зависимости от ее характера исправление оформляется способом «красное сторно» или дополнительной бухгалтерской записью последним днем отчетного периода;
• если ошибка обнаружена в регистрах бухгалтерского учета за отчетный период после составления бухгалтерской отчетности, исправление производится способом «красное сторно» или дополнительной бухгалтерской записью в день обнаружения ошибки.

Рассмотрим примеры по исправлению счетной ошибки.

Пример 1.

При расчете заработной платы в мае 2014 года работнику бюджетного учреждения была допущена счетная ошибка: вместо 25 000 руб. ему была начислена заработная плата в размере 26 000 руб. Ошибка возникла в результате неверных действий при сложении выплат. Заработная плата была начислена работнику за счет средств, полученных от оказания платных услуг, и перечислена на его пластиковую карту.

Возврат излишне начисленной работнику заработной платы был произведен путем внесения денежных средств в кассу учреждения.

Инструкцией №   174н

В ходе проверки в казенном учреждении была обнаружена излишне начисленная работникам заработная плата за ноябрь 2013 года в сумме 14 000 руб. (подлежала начислению заработная плата в размере 16 000 руб.), которая была внесена работниками в кассу организации, сдана в банк и перечислена в доход бюджета.

Какие проводки следует сделать бухгалтеру по данной операции в 2014 году?

Кроме корректировки начисленной заработной платы, следует произвести пересчет суммы страховых взносов, начисленных на данные выплаты, и НДФЛ. Порядок исправления ошибки в начислении страховых взносов и НДФЛ аналогичен приведенному выше порядку. Нужно сторнировать ошибочные начисления способом «красное сторно» и отразить в учете дополнительной записью суммы правильно начисленных обязательных платежей.

Необходимо отметить, что ввиду уменьшения суммы налоговой базы по НДФЛ происходит уменьшение и начисленного налога, который подлежит возврату налогоплательщику.

Нарушения, возникающие из-за неверного применения норм законодательства РФ

В первую очередь обратим внимание на правомерность начисления тех или иных выплат. В соответствии со ст. 129 ТК РФ заработная плата работника имеет три составляющие: оклад (должностной оклад), компенсационные и стимулирующие выплаты. В силу общих норм размеры окладов (должностных окладов), ставок заработной платы должны устанавливаться руководителем учреждения:

• на основе требований к профессиональной подготовке и уровню квалификации, которые необходимы для осуществления соответствующей профессиональной деятельности (профессиональных квалификационных групп);
• с учетом сложности и объема выполняемой работы.

Рассматривая нарушения в части начисления заработной платы, хотелось бы отметить нарушения в части недоплат со стороны работодателя своим работникам. Тот факт, что на практике такие нарушения встречаются часто, подтверждает судебная практика. Речь идет о соблюдении норм ст. 133 ТК РФ , в соответствии с которыми заработная плата работника, полностью отработавшего месячную норму рабочего времени или выполнившего нормы труда, с учетом всех доплат, надбавок, стимулирующих и компенсационных выплат не может быть ниже МРОТ.

В настоящее время МРОТ равен 5 554 руб. в месяц (ст. 1 Федерального закона от 19.06.2000 №   82-ФЗ «О минимальном размере оплаты труда» ).

Заработная плата работников организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, должна быть установлена в размере не менее МРОТ. После расчета всех выплат к ней должны быть применены районный коэффициент и процентная надбавка за стаж работы в данных районах или местностях (Обзор ВС РФ от 26.02.2014 , определения ВС РФ от 17.05.2013 №   73-КГ13-1 , от 21.12.2012 №   72-КГ12-6 ).

Пример 3.

Уборщице служебных помещений автономного учреждения установлен должностной оклад в размере 3 500 руб. В январе 2014 года период отработан ею полностью, в соответствии с коллективным договором ей произведена доплата за работу в праздничные дни в размере 20% оклада. Все расходы на выплату заработной платы осуществляются за счет субсидии, выделенной на выполнение государственного задания.

Заработная плата работницы за январь составит 4 200 руб. (3 500 руб. + 3 500 руб. x 20%).

Поскольку МРОТ с 01.01.2014 равен 5 554 руб., необходимо произвести доплату до МРОТ - 1 354 руб. (5 554 - 4 200).

В бухгалтерском учете в соответствии с Инструкцией №   183н были сделаны следующие записи:

Следующим нарушением, на которое хотелось бы обратить внимание, является несоблюдение размера удержаний, производимых из заработной платы работников.Согласно ст. 137 ТК РФ удержания из заработной платы работника производятся только в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами. Общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, - 50% заработной платы, причитающейся работнику.

При осуществлении удержаний из заработной платы по нескольким исполнительным документам за работником в любом случае должно быть сохранено 50% заработной платы.

Ограничения, установленные ст. 137 ТК РФ , не распространяются:

• на удержания из заработной платы при отбывании работником исправительных работ;
• на взыскание алиментов на несовершеннолетних детей;
• на возмещение вреда, причиненного здоровью другого лица, возмещение вреда лицам, понесшим ущерб в связи со смертью кормильца, и возмещение ущерба, причиненного преступлением. Размер удержаний из заработной платы в этих случаях не может превышать 70%.

Таким образом, как указал Оренбургский областной суд в Апелляционном определении от 16.04.2013 №   33-1860-2013 , удерживать из заработной платы работника другие исковые требования со стороны учреждения-работодателя, если обязанности по исполнению исполнительных документов не исполнены и общий размер удержаний, производимых по ним, составляет 50% (а в отдельных случаях - 70%), неправомерно.

Рассмотрим данное нарушение на примере.

Пример 4.

В бюджетное учреждение 02.06.2014 поступило два исполнительных листа:

• о взыскании алиментов на несовершеннолетнего ребенка - в размере 25%;
• о возврате долга по уплате транспортного налога - в сумме 4 500 руб.

Проверим, правомерно ли осуществлено удержание по всем исполнительным документам.

Перед тем как рассчитать сумму удержаний по исполнительным листам, следует обратить внимание на то, что поступившие документы имеют разную очередность. Поэтому, руководствуясь ст. 111 Федерального закона №   229-ФЗ ,в первую очередь следует удержать алименты на несовершеннолетнего ребенка. Их сумма составит 3 393 руб. (15 600 руб. - 2 028 руб. x 25%), где 2 028 руб. - сумма НДФЛ за июнь 2014 года (15 600 руб. x 13%).

Далее нужно рассчитать сумму удержаний по уплате транспортного налога. Максимальная сумма удержания составит 3 393 руб. (15 600 руб. - 2 028 руб. x 25%). Поскольку бухгалтер удержал полностью всю сумму задолженности (4 500 руб. > 3 393 руб.), данные действия являются неправомерными и подлежат корректировке. Бухгалтер должен вернуть на лицевой счет работника 1 107 руб. (4 500 - 3 393).

Обратите внимание, что в соответствии со ст. 236 ТК РФ работнику должны быть выплачены проценты за задержку выдачи заработной платы (Письмо Минтруда РФ от 25.12.2013 №   14-2-337 ). Невыплата такой компенсации и иных причитающихся работнику сумм является нарушением трудового законодательства, за которое работодатель может быть привлечен к административной ответственности. Работник может обратиться в суд с требованием о привлечении работодателя к материальной ответственности в части выплаты процентов за задержку выдачи заработной платы.

В бухгалтерском учете данные операции будут отражены следующим образом:

Для упрощения примера начисление и перечисление сумм страховых взносов не рассматриваются.

Следующим нарушением, которое мы рассмотрим, является выплата заработной платы один раз в месяц. Напомним, ст. 136 ТК РФ предусмотрено, что заработная плата работнику должна выплачиваться не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, трудовым договором. Положения указанной статьи являются императивными, то есть обязательными для исполнения. Трудовое законодательство не предусматривает каких-либо исключений из установленного правила. При этом не имеет значения, работает ли сторудник по основному месту работы или по совместительству (Письмо Роструда от 30.11.2009 №   3528-6-1 ). Кроме того, чиновники данного ведомства в Письме от 01.03.2007 №   472-6-0 указали,что наличие заявления работника о согласии получать заработную плату один раз в месяц не освобождает работодателя от установленной законодательством ответственности. Требования ст. 136 ТК РФ в полной мере распространяются и на государственные (муниципальные) учреждения.

К сожалению, на практике встречаются случаи, когда нормы вышеприведенной статьи не соблюдаются. Как отметили судьи в Решении Ленинградского областного суда от 27.11.2012 №   7-685/2012 , правила внутреннего трудового распорядка организации содержали указание на то, что заработная плата выплачивается работникам не позднее последнего дня месяца

и 15-го числа месяца, следующего за расчетным, а не в конкретные даты. Это обстоятельство является нарушением положений ч. 6 ст. 136 ТК РФ